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岗位描述书由以下各个要素组成：
1. 岗位名称
2. 所在部门/科室/组别
3. 直属上级主管岗位名称
4. 直属下级岗位名称
5. 岗位设置目的
6. 主要岗位职责
7. 权限范围
8. 上下级关系
9. 联系对象
10. 任职条件
11.签字栏
岗位描述书收集的是岗位的资料，是岗位对任职者的最低要求，而不是现在该岗位上的人员的个人背景资料或工作表现，即可以把它当作是对公司新招收的员工介绍该岗位的要求。此描述书旨在将该岗位的信息进行系统的归纳及整理，以便岗位任职者及岗位主管参照执行并配合公司整体人力资源管理。填写需以言简意赅为原则，不要有所保留或者夸大。所提供的信息应当适用于最为典型的及一般性的情况，而不适用于短期或者临时工作。
1. 岗位名称
详细地写出该岗位的全称，如综合管理处处长、核岛合同工程师。
2. 所在部门/科室/组别
详细地写出该岗位所在部/处/科/组的全称。
3. 直属上级主管岗位名称
这里的上级指的是行政人事关系上的上级，如科长为科员的上级，工程师相对于技术员只有技术指导的关系，一般情况下是没有行政隶属关系的。而行政副职岗位为行政正职岗位的直属下级岗位，此岗位如果没有明确的分管安排，是没有直属下级岗位的，自然也不是任何岗位的直属上级岗位。
4. 直属下级岗位名称
这栏与上一栏存在对应关系。对于一些较大部门的领导，此栏内容可能较多。
5. 岗位设置目的
简短而精确地说明此岗位为什么存在。一般始于动词，如“通过……以（协助）实现……”，用词应该准确。此栏的陈述只应包含手段和结果，而不包括完成结果的过程。本问题的目的在于了解任职者对完成公司及任职部门工作目标的重要性。
6. 主要岗位职责
主要岗位职责是用陈述句来说明一项有明确结果或产出的工作以及岗位在这项工作里所承担的角色或所负的责任。此栏内容总的来说代表了岗位的主要产出。在描述时应注意以下几点：
l 只描述工作的手段和成果，不描述过程。
l 每一项职责的产出应该不同，否则应该合并相同产出的职责。
l 每项职责都应该是明确的、窄义的；而不是广义的、模糊的。如工程部所有员工在广义上都有实现工程三大控制目标的责任，但重点应该描述岗位在此目标实现中的角色，所从事的工作。
l 每项职责都应该是典型的或一般性的，不是临时性的。
l 填写时以职责重要性为序，并尽量标明每项职责所占工作时间比重。
整理岗位职责时建议跟随以下步骤：
1) 明确列举必须执行的工作任务。
2) 指出每项工作任务的目的或目标。
3) 分析工作任务并归类相关任务。
4) 简要描述各部分的主要责任，最好在两句话范围内。
5) 可能的情况下，说明时间的占用比率。
6) 合并相关行为的描述。
7. 权限范围
岗位被授予的权力，主要从以下三个方面描述：
l人事方面的权力。
l 财务方面的权力。
l 技术或业务方面的权力。
描述用词要准确，如是建议权、审核权还是批准权。
8. 上下级关系
本栏对岗位的上下级关系进行了较为详细的描述，分五个部分进行。
本岗位的直属上级主管岗位名称：
本岗位的直属下级岗位名称及任职人数：
格式：岗位名称 x 任职人数
与本岗位向同一上级汇报的岗位名称及任职人数：
格式同上，注意这栏里的岗位并不代表与该岗位同一级别，仅仅是因为直属上级相同，如该岗位直属上级的副手。
本岗位的间接下级岗位名称及任职人数：
格式同上，为本岗位的直属下级岗位的直属下级。
如果岗位需要经常与一些临时组成的团队共同工作，请描述该岗位在团队中的角色、工作性质及范围：
注意这栏里所描述的应该是岗位的情况，即在一些没有行政人事隶属关系的常设或临时团队中，该岗位一般情况下需要在此团队里担当特定的角色，负责一定的工作。
9. 联系对象
本栏列出了该岗位需要经常性的内外部联系的对象及联系的目的。对象的描述要具体到层面，并且应该是因工作关系需要经常性联系的，不包括偶尔一次两次的情况，也不包括向直属上级汇报工作和给直属下级安排工作的联系。请按照从内部到外部，从高层面到底层面的顺序罗列。
10. 此岗位的工作难点
本栏描述了在执行岗位职责时的主要困难或阻力，如问题的复杂、资源或信息的匮乏以及责任的重大所导致的困难。注意不能滥用“责任重大”这个词，确实是该岗位的责任并且影响非常深远才可考虑使用。此栏不包括由于个人能力没有达到岗位要求所导致的困难，可综合考虑“任职条件”里对任职者的最低要求填写本栏。
11.任职条件
本栏从五个方面进行阐述。
学历及专业：
该岗位所需的最低学历及专业，非目前在职人员的情况。也就是说，低于此要求将无法胜任该岗位。
其他专业知识：
该岗位所需的有关跨班组、科、处、部门运作的知识，不包括与所要求的专业相关或相近的专业知识，也不包括对该知识要求非常低的情况，如只需粗略了解，可通过简单的言传身教，无需通过系统的学习即可获得的知识，也不是目前在职人员的情况。如技术部门的领导除了技术知识以外，一定的管理知识也是必需的。
相关工作经验：
此工作经验应该是该岗位对应于上述最低学历和专业而要求的工作经验。
产品知识/行业资格：
产品知识指该岗位要求任职者必须通过的公司产品相关方面的培训或已掌握相关知识。
行业资格指该岗位要求任职者必须具备的各种国家或行业颁发的资格证书，如监理工程师资格证、造价工程师资格证、会计上岗证、会计师资格证，RO/SRO执照等。
其他技能：
完成该岗位职责所需的一些非本专业又不可缺少的应用性的技能，如该岗位如果需要经常性地与外方专家沟通，则良好的英文听、说、读、写能力是必需的；如果仅仅是阅读或书写英文资料文件，那么良好的英文读、写能力是必需的；如果该岗位需要经常性地通过计算机来处理文件，那么熟练使用计算机办公运用软件的能力是必需的；还有一些岗位需要较强的沟通、协调能力等。
12. 签字栏
该岗位填写人签字（一般为任职者代表填写）、该岗位直属上级主管审核签字和更高一级的主管审批签字。最终人事部门签字确认并备案。人事部门将复印件返回该岗位任职者、直属上级主管各一份。
由于某种原因可能导致出现新岗位或原岗位描述书部分内容改变，该岗位直属上级主管应在两周内完成填写或更新岗位描述书内容，并填写岗位描述书更新通知单，一起提交更高一级主管审批签字后送人事部门签字确认并备案。人事部门将复印件返回该岗位任职者、直属上级主管各一份。
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